Word contient des dizaines et des dizaines de fonctions. Vous pensez bien les connaitre, mais utilisez-vous vraiment toutes celles qui pourraient vous être utiles ?

Voici 8 fonctions de Word à (re)découvrir, pour gagner en temps mais aussi en qualité !

1. Rechercher/Remplacer

À utiliser par exemple pour harmoniser l’orthographe d’un mot qui est répété à plusieurs endroits dans un texte ou pour vérifier que vous n’avez pas fait d’erreur.
Par exemple, je viens de me tromper en tapant SCNF au lieu de SNCF, mais n’ai-je pas déjà fait la même erreur ? Rechercher/remplacer permet de le vérifier et de corriger par la même occasion si nécessaire.
Si vous devez utiliser plusieurs fois un mot long ou compliqué, vous pouvez taper à la place une abréviation (par exemple les initiales pour le nom d’une personne), et en fin de rédaction, il suffit de faire rechercher/remplacer pour remplacer ces initiales par le nom complet.
Cela peut être particulièrement utile si vous ne connaissez pas l’orthographe exacte de ce nom ou même si vous ne savez pas de qui il s’agit au moment où vous préparez le document (par exemple, un représentant d’une société qui doit assister à une réunion).

2. Le presse-papiers

Faire apparaitre le presse-papiers vous permet de récupérer ultérieurement non seulement le dernier mot/la dernière phrase coupé(e) ou copié(e), mais aussi ceux coupés ou copiés auparavant. Vous pouvez l’utiliser de plusieurs façons :

  • Copier plusieurs parties de phrases à déplacer, au lieu de les faire une par une.
  • Copier un mot à l’orthographe compliquée, sachant qu’on le doit le réutiliser plus tard dans le document.
  • Couper une phrase qu’on n’est pas sûr de vouloir supprimer (par exemple, quand on doit résumer un texte) : on pourra éventuellement la récupérer plus tard.

3. Les raccourcis clavier

Vous pouvez définir des séquences de touches pour taper par exemple un symbole, un espace insécable, un trait d’union insécable, une majuscule accentuée.

4. Les corrections automatiques

Vous utilisez souvent les mêmes noms de personnes, ou termes techniques compliqués, ou références de produits : désignez-les par une abréviation. Rentrez cette abréviation dans les corrections automatiques et vous pourrez l’utiliser dans tous vos documents Office.
À utiliser aussi pour insérer un espace insécable avant % ou avant €, pour écrire n°, etc.

5. Les insertions automatiques

Elles vous permettent de placer en mémoire dans votre modèle Word un texte entier, que vous pourrez récupérer plus tard.
À la différence des corrections automatiques, elles ne se déclenchent pas automatiquement lorsque vous tapez quelques lettres, mais elles sont suggérées par Word lorsque vous tapez le début du texte. Vous pouvez choisir d’insérer le texte ou non.

6. Les styles

Vous voulez utiliser une mise en forme particulière à plusieurs endroits de votre texte (exemple : Arial 12, en gras, avec un double interligne) : créez un style qui intègre toutes ces caractéristiques !

7. Les modèles

Enregistrez un document comme modèle pour le réutiliser ensuite à de multiples reprises, par exemple pour vos courriers ou vos rapports : vous pouvez définir l’en-tête, le pied de page, les titres, etc.

8. Les macros

À quoi servent les macros ?
À faire en une seule fois tout un ensemble de tâches répétitives : par exemple appliquer un style au premier paragraphe, mettre en gras les noms des personnes, insérer un espace insécable avant le symbole €…
Les possibilités sont sans limites, il suffit d’enregistrer la macro une fois et de la réutiliser ensuite quand vous voulez !